5 táticas para administrar melhor seu tempo no segundo semestre

5 táticas para administrar melhor seu tempo no segundo semestre

Chegamos na metade de 2016. E é justamente agora que vem aquele susto: o ano está acabando e não evoluímos com as metas, desejos e aspirações que traçamos lá em janeiro. Fazer um curso, investir mais tempo em um hobby, melhorar a alimentação, conseguir incluir a atividade física na rotina, viajar mais, passar mais tempo com a família… Enfim, os planos são sempre muitos e ambiciosos. Mas nada disso irá se concretizar se não for travada uma luta contra um dos piores inimigos dos profissionais modernos: a má administração do tempo.

Definir prioridades, estabelecer expectativas e objetivos realistas: essa é a parte mais fácil. Mas como tirar tudo isso do papel, com uma vida cada vez mais corrida? De acordo com Alessandra Fonseca, consultora organizacional e sócia-proprietária da ConsultaRH – Coaching e Treinamentos, o segredo é assumir a responsabilidade pela gestão do nosso tempo. “Algumas pessoas não gerenciam o próprio tempo porque receiam ficar obsessivas e inflexíveis, perdendo a espontaneidade. Mas é mais fácil ficar obsessivo em relação ao tempo se ele for um fator de pressão que você sente que não consegue administrar”, afirma.

Algumas pessoas parecem fazer o tempo render mais, mesmo o dia tendo 24h para todo mundo. O segredo? Trabalhar de forma inteligente a rotina. Veja a seguir 5 dicas de Alessandra para organizar a agenda de forma proveitosa e rentável e conseguir trazer resultados efetivos ainda em 2016:

1. Estabeleça suas prioridades e identifique os desperdiçadores de tempo

A gestão do tempo requer investimento inicial de tempo para fazer uma análise e elaborar um plano. Há uma diferença entre a pressão que nos motiva a agir e a que cria pânico em relação a prazos. Por isso, faça uma reflexão sobre como foi seu primeiro semestre: o quanto você conseguiu evoluir com relação aos seus planos iniciais? O que te impediu de alcançar todos os resultados esperados? Quais são suas prioridades para os próximos seis meses? Quais são as atividades que tomam tempo na sua agenda e que não contribuem para a realização desses objetivos? Aliás, você já mediu quanto tempo passa nas redes sociais todos os dias? Faça esse teste – algumas pessoas se assustam quando percebem que estão gastando mais tempo com piadas no Facebook do que lendo aqueles livros inspiradores que irão contribuir com seu futuro ou mesmo estudando uma nova profissão que trará mais realização.

2. Utilize economizadores de tempo

Utilize ferramentas que podem ajudar a economizar tempo. O compartilhamento de tarefas é uma delas. Pense nas suas atividades diárias e avalie se é possível pedir ajuda a alguém.

Organize: sua casa, seus papéis, sua agenda, seus contatos, suas tarefas, seus pertences. A organização inicial tomará certo tempo, que depois será poupado quando você precisar buscar ou encontrar algo ou alguma informação.

Estudos mostram que se gasta quase duas horas por dia de trabalho com e-mails, o que significa 25% do tempo trabalhado para a maioria das pessoas. Para facilitar o gerenciamento desse meio de comunicação, aí vão algumas dicas: estabeleça uma frequência para verificação de e-mails (uma vez pela manhã, uma no meio do dia e outra no final, por exemplo); deixe na caixa de entrada apenas os e-mails que espera ler ou que exijam resposta; utilize o campo “Assunto” para ter e dar indicação precisa; utilize as pastas de e-mail para classificar os assuntos e ajudá-lo em futuras buscas de informação.

3. Organize sua agenda por prioridades

Organize seus compromissos semanais (faça uso de agendas no smartphone, computador ou mesmo de papel) reservando um tempo para as atividades que irão ajudar a atingir suas metas e que, por isso, merecem uma porção maior da sua agenda. Ter uma rotina organizada é fundamental para que as tarefas que surgem de forma imprevisível no dia-a-dia não “engulam” seu tempo – aliás, deixar um tempo na agenda para elas é válido e realista. Você pode remanejar tarefas por conta de imprevistos, claro, mas sempre que possível priorize sua programação com disciplina. Dessa forma, os resultados começarão a aparecer e isso irá te inspirar ainda mais, criando um círculo virtuoso.

4. Faça com pleno foco

Dedique-se de corpo e alma para a atividade que está desenvolvendo nesse momento. De acordo com a especialista em distração digital Gloria Mark, levamos cerca de 23 minutos para retomar nossa atenção em uma tarefa após algum tipo de interrupção. Portanto, contenha sua vontade de dar aquela espiada rápida nas redes sociais e coloque o celular em modo silencioso quando estiver concentrado em algo, evitando aqueles alertas de novas mensagens.

5. Evite muitas tarefas ao mesmo tempo

Algumas pessoas têm a impressão de que fazer várias coisas ao mesmo tempo as torna mais produtivas. No entanto, muitos estímulos simultâneos fazem com que nossa atenção se disperse e, consequentemente, não realizemos as atividades com a máxima concentração, o que atrapalha o resultado final – e muitas vezes nos obriga a refazer algo. Sempre que possível, finalize uma tarefa importante e só então inicie outra. Isso fará com que seu cérebro trabalhe com capacidade máxima em cada uma delas.

Fonte: Administradores

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