Veja como organizar os documentos para o próximo ano

Veja como organizar os documentos para o próximo ano

Essa é a época ideal para você arrumar os seus documentos, e começar o ano novo com tudo organizado. Confira as dicas!

Você sabia que a desorganização nos faz perder em média 150 horas por ano? Uma pesquisa realizada pela Coopers & Lybrand revela que os executivos gastam todo esse tempo procurando e esperando documentos. O estudo mostra também que um em cada 20 documentos se perde. A virada do ano é o momento perfeito para fazer uma grande faxina a fim de otimizar processos, reduzir custos e proporcionar qualidade de trabalho aos colaboradores.

Com o fim do ano fiscal as empresas podem guardar e destruir vários documentos, mas a maioria não sabe disso e acabam amontoando tudo em suas salas, ocupando espaços valiosos, e ainda colocando em risco a saúde física e mental de seus colaboradores. Não é à toa que, de outubro em diante, a procura por serviço de armazenagem cresce 20%.

 

 

  •  Falta de conhecimento é um problema

A burocracia brasileira exige que alguns documentos sejam armazenados por décadas ou anos. Há arquivos que podem ser descartados anualmente ou digitalizados e mesmo assim manter o seu valor legal. Junto com o exercício para a definição do budget do próximo ano a empresa pode contar com o auxílio de experts para uma avaliação.
A falta de percepção dos gestores e de conhecimento sobre o tema faz com que a  gestão documental não tenha a devida importância dentro das companhias. Salas repletas de documentos geram custos com aluguel e pessoas, além de consumir tempo quando é preciso localizar e gerenciar.

 

  •   Soluções de gestão documental reduzem custos

Cada departamento possui suas particularidades que devem ser levadas em consideração na hora de procurar por esse serviço. Os documentos menos acessados podem ser armazenados na guarda simples, onde o custo é reduzido. Já as áreas de RH e jurídico podem ter seus prontuários digitalizados e armazenados em guarda gerenciada, para aumentar a agilidade na pesquisa e consulta de documentos.

Ter a solução ideal para cada área garante ao processo menos resistência e mais adesão dos colaboradores em cumprirem as novas atividades. Dessa forma, a gestão documental não será mais vista como uma burocracia, mas sim como algo útil no dia a dia. Além do benefício imediato da possibilidade de ter os documentos e informações sempre à mão, de maneira ágil e com total segurança. Os principais ganhos são o aumento da produtividade e a redução de custos.

Fonte: gestaoenegociosdigital

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