Repensar a mensagem automática de ausência é importante

Repensar a mensagem automática de ausência é importante

Todos precisamos de tempo para nos desligar e repor as energias. Pesquisas mostram que ao nos desconectarmos, em especial do e-mail, tornamo-nos significativamente menos estressados e mais produtivos. E, no entanto, muitos de nós hesitamos em dar o primeiro passo: colocar uma resposta automática de ausência adequada que delimita de forma clara os detalhes de nossa saída temporária. Pessoalmente, sempre lutei contra o medo de que essa resposta poderia ter consequências impensadas, tal como ser vista como “preguiçosa” ou perdedora de oportunidades.

Porém, aquilo que nenhum de nós deseja fazer, pois acreditamos que teria uma influência negativa em nossa imagem ou sucesso, pode ser usado com eficácia para conseguir justamente o contrário. As respostas automáticas de ausência podem ser uma ferramenta incrível para alavancar nosso sucesso. O uso dessas respostas, quer durante as férias, um congresso ou em momentos importantes de nossa vida como o nascimento de uma criança, pode gerar uma conexão social com os destinatários, sejam eles colegas de trabalho, clientes ou fornecedores.

Compartilhar uma informação sobre você, sua viagem, ou um produto ou serviço da empresa pode servir para intensificar uma relação comercial ou a conexão que o cliente sente com a empresa. Pesquisas descobriram que a conexão social, que agrega significado e profundidade a nossos relacionamentos, é o melhor indicador de níveis de felicidade a longo prazo e pode ser um fator importante que contribui para nosso desempenho no trabalho. Quando as pessoas se sentem conectadas de maneira positiva conosco, é mais provável que queiram não só fazer negócios, mas, também encontrar soluções em conjunto. As conexões surgem quando sentimos que realmente conhecemos alguém.

Contudo, a maioria das pessoas opta por uma a resposta “segura” que avisa ao remetente que você estará ausente do escritório até a data tal e fornece o contato de um determinado colega caso precise de assistência imediata. Eu diria que essas respostas correspondem a quase 98% das respostas automáticas de ausência do escritório. Recebi literalmente dezenas de milhares dessas mensagens ao longo de minha carreira. Foi muito raro receber uma resposta automática mais agressiva (0,00001%), tal como a mensagem do escritor Daniel Mallory Ortberg apresentada na revista The Atlantic: “No momento estou em férias e não receberei nenhum tipo de e-mail a respeito de nada. Nem tenho a intenção de ler e-mail antigo algum quando retornar, porque isso parece ser incompatível com as férias”. Esse tipo de mensagem não é de meu feitio. Porém, há aqui algo importante, pois o propósito das férias se perde quando voltamos para a pilha de e-mails, principalmente, quando vários deles são notícias antigas ou pedidos já atendidos. Um amigo que trabalha em uma editora direcionou todos os e-mails recebidos nas férias diretamente para a lixeira e disse aos remetentes para reenviar o e-mail se ainda fosse relevante após seu retorno. Teve três e-mails no primeiro dia após sua volta.

Caso não seja esse seu estilo, talvez possamos aprender algo dos 2% restantes das respostas automáticas que recebi. Às vezes, basta adicionar uma linha à resposta padrão para transformá-la em uma vantagem.

Compartilhe o motivo

Compartilhe uma informação significativa que pode ser o início de uma conversa da próxima vez que falar com alguém. Por que está se ausentando do escritório? O que está aprendendo em um congresso que vai ajudá-lo a atender melhor os clientes? Aonde vai e o que planeja fazer quando estiver de férias? Veja dois exemplos de e-mails que transmitem o motivo da ausência. (O primeiro foi, de fato, escrito por meu marido Shawn Achor.)

Olá, estou comemorando 5 anos de casado e também saindo de férias com nossos filhos, um de 4 anos e outro de 4 meses. Em homenagem a essas férias tão significativas, não vou olhar meus e-mails até [data]. Caso precise de algo urgente, por favor, entre em contato com a minha fantástica assistente Jenny por meio do [e-mail].

Olá, esta semana estarei em um congresso com meus companheiros gerentes de contas de saúde em Atlanta. Espero trazer ferramentas que impulsionarão ainda mais os negócios para os meus clientes. Terei acesso restrito aos e-mails durante esse período. Caso precise de assistência imediata até segunda-feira, por favor, entre em contato com [colega].

Esses exemplos de mensagens podem ser ótimos para começar uma conversa, já que as pessoas no escritório podem fazer perguntas sobre o congresso ou as férias e ter a chance de ver você como um ser humano completo, e não um simples colega de trabalho.

Ofereça uma alternativa

Outra opção é compartilhar uma alternativa que agrade a seu público. Pense nas pessoas que mandam e-mail com frequência para você a fim de escolher a alternativa adequada.

Olá! Espero que esteja aproveitando o verão. As minhas férias anuais chegaram. Responderei ao seu e-mail assim que retornar em [data].

Até minha volta, eu gostaria de compartilhar com nossos clientes este artigo sobre recursos para obter o maior proveito do nosso sistema de gestão de relacionamento com o cliente. Você pode economizar horas se usar um deles.

Caso necessite de assistência imediata…

No verão do ano passado, usei a seguinte mensagem pela primeira vez e obtive uma resposta superpositiva das pessoas. A maioria ameaçou copiar minha mensagem!

Olá! Nosso estudo mais recente revelou que férias fazem bem ao cérebro e podem melhorar o desempenho no trabalho. Isso exige mais pesquisas! Estarei ausente do escritório com acesso restrito ao e-mail até [data]. Caso precise de assistência imediata, por favor entre em contato com [colega.]

Aproveite o verão!

Michelle

Personalize sua mensagem

Alguns sistemas de e-mail permitem que o remetente escreva uma mensagem para pessoas da própria empresa e outra para as demais. O Gmail permite que você mande respostas automáticas somente para as pessoas em sua lista de contatos, em vez de responder para quem você nem conhece. Essas funções simples podem lhe dar ainda mais flexibilidade. Por exemplo, talvez você queira compartilhar informações mais pessoais com seus colegas do que com pessoas de fora da empresa. Veja este exemplo:

Uma mensagem externa poderia ter os dizeres: Meu marido e eu acabamos de ter o segundo filho. Estarei de licença-maternidade até [data]. Por favor, entre em contato com o [colega] caso necessite de ajuda durante a minha ausência. Entrarei em contato assim que retornar.

Por outro lado, uma mensagem interna poderia dizer: A pequena Lucy Bell chegou ao mundo no dia [data] e Mark e eu estamos muito felizes! Estarei de licença-maternidade até [data]. Durante a minha ausência, por favor, entre em contato com Sheri Parks para qualquer problema de marketing e Emily Smith para assuntos de relações públicas. Segue uma foto da pequena Lucy e do seu irmão mais velho Cooper para vocês curtirem. Mal posso esperar para comemorar com todos vocês quando voltar!

Como a maioria dos assuntos sobre os quais escrevo, coloco essas ideias em prática em minha vida. Nesse verão, acabei usando a mensagem de meu marido como se fosse minha. As respostas têm sido extremamente positivas. Acabei tendo conversas excelentes com contatos e clientes sobre os planos para o verão, casamento, e saboreando, de fato, aqueles momentos especiais com as crianças enquanto ainda são pequenas. A nova e melhor resposta automática de ausência proporcionou isso. Ela me deu a tão esperada chance de estar realmente presente nas férias com a família e a oportunidade de conectar-me, de forma mais intensa, com as pessoas após meu retorno.

Fonte: Harvard Business Review

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